Erste Schritte mit Info Management

Was ist Proactively, und was kann es für mich tun?

Gute Informationen sind der Schlüssel zu einem wirksamen Risikomanagement. Unternehmen, die ihre Informationen in Papierform und mit Hilfe von Tabellenkalkulationen verwalten, sind oft sehr ineffizient. Sie verschwenden Zeit mit der Verarbeitung von Informationen und finden oft zu spät heraus, was los ist, um die richtigen Maßnahmen zu ergreifen.

Die Digitalisierung ist die Antwort.  Es kann bei vielen Dingen helfen, z. B. bei Inspektionen, Audits, dem Aufspüren von Mängeln oder Gefahren oder der Anerkennung einer gut gemachten Arbeit.  

Die Daten werden in Echtzeit in das System eingespeist. Sie können Benachrichtigungen für die wichtigsten Dinge erhalten und diese dann direkt auf Ihrem Mobiltelefon anzeigen. Weisen Sie jetzt Aktionen zu und verfolgen Sie sie, um sicherzustellen, dass sie erledigt werden.  

Alle Daten werden in Ihrem Dashboard aktualisiert, so dass Sie die Fortschritte leicht verfolgen, mit Ihren Zielen vergleichen und schnell Maßnahmen ergreifen können, wenn die Dinge nicht in die richtige Richtung laufen.  

 Das heißt, Sie können 

  • Sparen Sie Zeit bei der Verarbeitung von Informationen, der Erstellung von Managementberichten und der Verfolgung von Maßnahmen.
  • Seien Sie immer auf dem Laufenden über das Geschehen. Informieren Sie sich frühzeitig über Probleme und lösen Sie sie, bevor es zu einem Zwischenfall kommt. 
  • Verbesserung der Kommunikation durch abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Einbeziehung von Auftragnehmern. 
  • Sammeln Sie gute Beweise für datengestützte Entscheidungen. 
  • Besseres Risikomanagement, Schutz von Mensch und Umwelt und Verbesserung der Qualität. 

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Erfahren Sie mehr über Proactively     

Hinweis: Zum Lesen von Berichten, zum Zuweisen von Aktionen und zum Anzeigen von Informationen im Dashboard benötigen Sie eine entsprechende Berechtigung:
- Ansichts- und Aktionsberechtigung
- ein Mitglied des Teams sein, von dem der Bericht stammt

So bleiben die Daten sicher.

Überblick über das Verfahren zur Verwaltung von Berichten und Maßnahmen

Bevor wir ins Detail gehen, was Sie tun werden, um die Informationen im System zu verwalten, lassen Sie uns einen Blick auf den gesamten Prozess werfen. Die Schritte sind die gleichen, egal ob Sie ein Audit, einen Gefahrenbericht oder etwas anderes bearbeiten.

Hier finden Sie weitere Einzelheiten:  Überblick über die Funktionsweise des Prozesses

OK, dann wollen wir mal loslegen. Klicken Sie auf einen der orangefarbenen Links, um mehr zu erfahren. 

1. Registrieren Sie sich im System mit einem Passwort (falls Sie das noch nicht getan haben)

Richten Sie Ihr Proactively-Konto ein

Verwenden Sie die Einladungs-E-Mail, um ein sicheres Passwort einzurichten, und melden Sie sich dann beim Webportal an.

2. Berichte finden und lesen

Wenn jemand die mobile App verwendet, um einen Bericht zu senden, kommt dieser im Webportal an. Sie können einen Bericht lesen von:

  • Eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem klickbaren Link erhalten
  • Öffnen Sie die Registerkarte Berichte, die eine Liste aller Berichte mit einer kurzen Zusammenfassung enthält

Klicken Sie auf den Bericht, um ihn zu öffnen und zu lesen. Entscheiden Sie, wie Sie einen Bericht verwalten und notieren Sie dies auf der Registerkarte Übersicht: 

  • Wer ist für dieses Problem verantwortlich (der Eigentümer)?
  • Wie ernst ist die Angelegenheit (die Priorität). Überlegen Sie, wie schwerwiegend die Folgen sein könnten und wie wahrscheinlich es ist, dass es passiert. 
  • Wann wird die Lösung dringend benötigt (das Fälligkeitsdatum) 

Seine Nachricht beenden direkt an die Handy-App der Person, die den Bericht gesendet hat, um zu zeigen, dass Sie zuhören und ihre Bemühungen zu schätzen wissen. Hinweis: Berichterstatter, die die mobile App über einen QR-Code erhalten haben, sind anonym und können keine Nachrichten erhalten. 

 

Wahrscheinlich möchten Sie Kommentare hinzufügen: z. B. eine Empfehlung aussprechen oder auf etwas aufmerksam machen. Fügen Sie diese Kommentare im Menü Notizen hinzu. 

Verfolgen Sie den Fortschritt im Registerkarte "Geschichte um zu sehen, wer was und wann getan hat.  

Sie möchten vielleicht Berichte filtern um etwas Bestimmtes zu finden oder bei der Analyse zu helfen.  

Es kann sehr lästig sein, viele E-Mails zu erhalten, daher Ihre Benachrichtigungen anpassen um nur die wichtigen zu erhalten. 

3 Aktionen zuweisen und verfolgen

 
  1. Bei der Entscheidung, welche Maßnahmen geeignet sind, ein erneutes Auftreten des Problems zu verhindern, ist es am effektivsten, wenn die Ursache des Problems zu finden, anstatt sich nur darauf zu konzentrieren, was passiert ist. Die 5 Gründe sind eine gute Methode, um die Ursache zu finden. 
  2. Wenn Sie entschieden haben, was zu tun ist, eine neue Aktion hinzufügenweisen Sie sie jemandem zu und legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest.
  3. Jetzt wollen wir die Sache in die Hand nehmen. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die Person geschickt, der die Aktion zugewiesen ist (der Fixer). Er klickt auf den Link, um zu lesen, was zu tun ist, und macht sich dann an die Arbeit. In jeder Phase kann er Notizen hinzufügen. Für jede Aktion gibt es eine Registerkarte "Verlauf", auf der der Fortschritt verfolgt werden kann. Wenn er fertig ist, schließt er die Aktion ab.
  4. Der Fixierer beweist, dass die Aktion durchgeführt wurde, indem er ein Foto hinzufügt
  5. Manager möchten vielleicht eine Liste von Aktionen sehen und deren Status verfolgen, was sie hier tun können Aktionen anzeigen  
  6. Falls Sie sich das noch nicht angeschaut haben, Ihre Benachrichtigungen anpassen damit Sie nur die für Sie wichtigsten Informationen erhalten. 

4. Schließen Sie den Bericht

1. Erst wenn alle Aktionen abgeschlossen sind und Sie wissen, dass sie das Problem lösen, können Sie schließen Sie den Bericht.

Beachten Sie, dass auf der Registerkarte Berichte nur neue und offene Berichte angezeigt werden. Ihr geschlossener Bericht scheint verschwunden zu sein. Sie müssen filtern (Eigenschaften > Berichtsstatus = geschlossen), um ihn wiederzufinden. 

5. Fortschritte mit dem Dashboard verfolgen

  1. Zeigen Sie Ihre Leistung im Dashboard an und verfolgen Sie Trends. Öffnen Sie die Registerkarte Dashboard, wählen Sie eines der Dashboards aus dem linken Menü und sehen Sie sich die verschiedene Diagrammtypen
  2. Wahrscheinlich sind Sie nicht an allen verfügbaren Tabellen interessiert. Vielleicht möchten Sie sie ändern, um zum Beispiel nur Ihr Team oder nur diese Woche anzuzeigen. Sie können Anpassen des Dashboards um zu zeigen, was für Sie wichtig ist.  
  3. Das Dashboard zeigt die wichtigsten Informationen und sollte das erste sein, was Sie sehen, wenn Sie sich anmelden.   Machen Sie das Dashboard zu Ihrer Startseite. 

Versuchen Sie es

1. Öffnen Sie die Registerkarte Berichte und wählen Sie einen Bericht aus. Klicken Sie, um ihn zu öffnen. Lesen Sie ihn. Finden Sie:

  • Wer hat den Bericht geschickt?
  • Wann wurde sie verschickt?
  • Worum geht es in dem Bericht. Stichwort finden
  • Welches Formular wurde für diesen Bericht verwendet?
  • Wie lautet der "Feldname" für die zweite Frage?

2. Verwenden Sie die Filter, um diesen Bericht wiederzufinden

  • Geben Sie das Stichwort in den Stichwortfilter ein. Es werden wahrscheinlich mehrere Berichte angezeigt, aber Sie sollten in der Lage sein, Ihren zu identifizieren
  • Verwenden Sie die Filter zum Filtern nach: Formular, Frage (verwenden Sie den Feldnamen der zweiten Frage) und Eigenschaften (Reporter) 
3. Gibt es Maßnahmen im Zusammenhang mit diesem Bericht? Welchen Status haben sie?
4. Öffnen Sie die Registerkarte "Verlauf" und verfolgen Sie, wer was getan hat, um dieses Problem zu lösen
5. Öffnen Sie die Registerkarte "Dashboard". Sehen Sie sich die einzelnen Diagramme an und überlegen Sie, wie Sie sie verwenden könnten. Können Sie erkennen, welches der Diagramme mit Daten aus Ihrem Bericht erstellt wurde?

 

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