1. Einrichten
Sie werden in Kürze eine Einladungs-E-Mail von Proactively erhalten. Klicken Sie auf den Link, um Ihr Passwort festzulegen
- Das Webportal ist der Ort, an dem die Informationen eingesehen und verwaltet werden. Sie können sich jederzeit in das Webportal einloggen, indem Sie auf der Website www.proactively.io auf die Schaltfläche "Login" klicken.
- Die mobile App wird verwendet, um Informationen an das System zu senden. Sie funktioniert überall, auch offline. Laden Sie die Proactively-App aus dem App-Store oder von Google Play herunter (es ist das Eichhörnchen-Symbol). Verwenden Sie Ihre E-Mail und Ihr Passwort, um die App mit Ihrem Unternehmen zu verknüpfen.
2. Verwenden Sie die mobile App, um einen Bericht zu senden
Die Startseite der App zeigt eine Liste von Formularen. Wischen Sie auf dem Bildschirm nach oben, um mehr zu sehen. Wählen Sie eines aus und klicken Sie zum Öffnen.
Beachten Sie die verschiedenen Fragetypen:
- Ein Stern (astrix) ist eine Pflichtfrage. Sie müssen diese Frage beantworten, um das Formular abschicken zu können.
- Fragen mit sensiblen Informationen, wie z. B. Namen, können verschlüsselt werden und nur von Personen mit dem Schlüssel eingesehen werden.
- Info: gibt Hinweise, wie die Frage zu beantworten ist
- Unterschrift: Drehen Sie den Bildschirm horizontal, um ein größeres Feld zu erhalten, und unterschreiben Sie mit Ihrem Finger.
Wenn Sie auf "Senden" drücken, werden die Daten von der mobilen App in das Webportal übertragen. Zur Sicherheit werden die Daten nicht auf dem Mobiltelefon gespeichert. Das bedeutet, dass Sie die App an Ihre Auftragnehmer weitergeben können, ohne dass diese später sensible Informationen einsehen können.
Wenn Sie die Informationen nach dem Versenden des Berichts ändern möchten, bearbeiten Sie Ihren Bericht im Webportal (siehe unten).
Dies ist nur eine kleine Auswahl unserer Standardformulare, und Sie können Ihre eigenen Formulare leicht anpassen und erstellen, siehe unten.
3. Finden Sie Ihren Bericht im Webportal
Melden Sie sich im Webportal an und öffnen Sie die Registerkarte Berichte (A), um eine Liste aller Berichte zu sehen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihren Bericht zu finden:
- Klicken Sie zwischen den verschiedenen Seiten und lesen Sie die Zusammenfassung der Informationen
- Wortsuche (B): Damit wird nach Schlüsselwörtern gefiltert, die im Text des Formulars enthalten sind. Suchen Sie zum Beispiel nach Namen, Orten, Ausrüstung oder Gefahren.
- Filter (C): Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um nach einem oder mehreren der folgenden Punkte zu filtern:
- Formulararten z.B. Vorfallsbericht
- Fragen, die in das Formular geschrieben wurden, z. B. Ort, Wetter
- Eigenschaften, z. B. Name des Berichterstatters, Datum des Berichtsversands
Häufig verwendete Filter können gespeichert werden und erscheinen dann im Bereich "Meine Suchen" (D)
In der Berichtsliste werden nur offene Berichte angezeigt. Um einen geschlossenen Bericht anzuzeigen, verwenden Sie die Suchleiste (C) Eigenschaften > Berichtsstatus = geschlossen > Suchen.
4. Lesen Sie den Bericht
Klicken Sie auf Ihren Bericht, um die Informationen zu lesen.
Wenn Sie Antworten ändern möchten, verwenden Sie Bearbeiten (A). Alle Änderungen werden in der Registerkarte "Verlauf" (B) angezeigt.
Um eine PDF-Datei des Berichts zu erstellen, die Sie ausdrucken oder per E-Mail außerhalb Ihres Unternehmens weitergeben können, exportieren Sie in PDF (C).
Verschlüsselte Fragen enthalten vertrauliche Informationen, z. B. Namen. Für die meisten Personen werden diese als eine Reihe von Sternen (D) angezeigt. Wenn Sie die Erlaubnis haben, "vertrauliche Informationen" zu sehen, klicken Sie auf das Auge, um es zu öffnen.
Klicken Sie sich durch die Registerkarten auf der linken Seite:
- Übersicht - Zuweisung eines Verantwortlichen (wahrscheinlich der Abteilungsleiter, wenn Sie es nicht sind), Festlegung der Priorität, des Fälligkeitsdatums usw.
- Bericht - zum erneuten Lesen des Berichts.
- Notizen - zum Hinzufügen von Details, wenn der Bericht verwaltet wird
- Aktionen - Aktionen zuweisen. Diese Person erhält einen Link per E-Mail-Benachrichtigung, um einen einfachen Zugriff zu ermöglichen
- Historie - zeigt jede Phase der Bearbeitung des Berichts an, so dass Sie den Fortschritt verfolgen können. Es ist auch sehr nützlich für das Auditverfahren.
5. Maßnahmen ergreifen
Besteht Handlungsbedarf?
- Wenn nein, ändern Sie auf der Registerkarte "Übersicht" den Status des Berichts in "geschlossen". Sie werden sehen, dass der geschlossene Bericht aus der Hauptliste der Berichte verschwunden ist. Um ihn wieder zu sehen, filtern Sie nach Eigenschaften > Berichtsstatus > Geschlossen > Suchen
- Wenn ja, fügen Sie auf der Registerkarte Berichtsaktion eine Aktion hinzu, beschreiben Sie, was getan werden muss, weisen Sie eine Person zu und legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest. Die zugewiesene Person erhält einen Link per E-Mail. Sie können Aktionen nur Personen zuweisen, die im Proactively-System registriert sind.
6. Schließen Sie den Bericht
Der Manager (Eigentümer des Berichts) prüft, ob alle Maßnahmen abgeschlossen und die Probleme gelöst sind, bevor er den Bericht schließt. Er kann sehen, wie der Status der Maßnahmen auf "abgeschlossen" gesetzt wird und die Fotos zeigen, dass sie erledigt sind.
Öffnen Sie den Bericht und wählen Sie die Registerkarte Übersicht:
- Vergewissern Sie sich, dass die Ursache von Problemen festgehalten wird.
- Schließen Sie den Bericht auf der Registerkarte Bericht > Übersicht
7. Ergebnisse im Dashboard analysieren
Das Dashboard ist wahrscheinlich der wichtigste Bildschirm und das, was Sie als erstes sehen wollen, wenn Sie das Webportal öffnen. So machen Sie es zu Ihrem Startbildschirm:
- Klicken Sie im Webportal auf Ihre Initialen in der oberen rechten Ecke und wählen Sie "Einstellungen".
- Wählen Sie auf der linken Seite "Meine Homepage". Wählen Sie "Dashboard" aus dem Dropdown-Menü und dann die Schaltfläche "Homepage aktualisieren", um zu speichern.
Die Informationen werden in Echtzeit in das Dashboard eingegeben. Schauen Sie sich die verschiedenen verfügbaren Dashboards an und beobachten Sie, wie sich die Zahlen ändern, wenn Sie mehr Informationen in das System eingeben.
Das Dashboard ist "selbstbedienbar", d. h. Sie können das Dashboard bearbeiten und neue Dashboards erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten" (oben rechts), um anzuzeigen, welche Informationen in den einzelnen Bereichen angezeigt werden.
- Verwenden Sie den Filter, um nur die Informationen anzuzeigen, an denen Sie interessiert sind. Es wird empfohlen, immer nach Berichtstyp zu filtern, da dies die Anzahl der Fragen, die in der Dropdown-Liste "Fragen" erscheinen, einschränkt. Andernfalls sehen Sie alle Fragen im System.
- Der Paneltyp hat verschiedene Diagrammtypen, z. B. Balkendiagramme, Tortendiagramme, Daten nach Monat
- Das Ziel zeichnet eine horizontale Linie in das Diagramm. Der Balken ändert seine Farbe, sobald das Ziel erreicht ist. So können Sie schnell erkennen, wann die KPIs erreicht sind.
Exportieren Sie das Dashboard mit der Exportfunktion Ihres Browsers (z. B. Chrome) als PDF-Datei.
8. Laden Sie Ihre Kollegen ein
Viele Personen werden Berichte in das System senden, Informationen einsehen und an den Arbeitsabläufen teilnehmen wollen, z. B. bei der Durchführung von Maßnahmen.
Personen mit der Berechtigung "Eigentümer" können dem System neue Benutzer hinzufügen. Im Webportal admin>Benutzer>Benutzer (A) einladen und seine Arbeits-E-Mail-Adresse eingeben.
Für jeden neuen Benutzer:
- Berechtigungen festlegen (B), was sie tun können
- Weisen Sie Teams (C) zu, um festzulegen, was sie sehen können. Nur Teammitglieder/Leiter sehen die Formulare und Berichte in diesem Team. Leiter erhalten Benachrichtigungen, Mitglieder können die Formulare sehen, Nichtmitglieder sehen nichts davon!
9. Wählen Sie die E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie erhalten möchten
Es kann eine Menge E-Mails geben! Sie möchten nur die Benachrichtigungen erhalten, die für Sie wichtig sind. Passen Sie dies in den Einstellungen an.
Klicken Sie auf Ihre Initialen in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Einstellungen. (A)
Wählen Sie Benachrichtigungen aus dem linken Menü (B) und markieren Sie die Berichte, über die Sie benachrichtigt werden möchten
Fügen Sie erweiterte Regeln zum Filtern hinzu, damit Sie nur das Wichtigste sehen (C). Dabei können sowohl "und"- als auch "oder"-Regeln verwendet werden.
10 Änderungsfragen in der App
1. Finden Sie Ihr Formular
Öffnen Sie auf der Registerkarte "App-Design" die Option "Formulare" und wählen Sie das Formular aus, das Sie bearbeiten möchten. Es wird nun im Drag-and-Drop-Formularersteller geöffnet.
2. Eine Frage hinzufügen
Auf der linken Seite (A) befinden sich die verschiedenen Fragetypen. Wählen Sie eine aus und ziehen Sie sie in den bunten App-Simulator (B).
Ändern Sie die Reihenfolge der Fragen, indem Sie den blauen Drei-Linien-Burger (C) ziehen.
3. Bearbeiten Sie die Frage
Klicken Sie auf eine Frage, um den Bearbeitungsbildschirm zu öffnen. Die Bearbeitungsoptionen hängen vom Fragetyp ab.
Ändern Sie zunächst den Fragentext (A), und drücken Sie dann auf Speichern (E).
B - Der Feldname gibt an, wo die Antworten auf die Frage gespeichert werden. Felder werden für die Filterung und im Dashboard verwendet.
C - Platzhalter - dieser erscheint in dem Feld, in das die Antwort eingegeben wird, und hilft dem Reporter, indem er ein Beispiel für die erwartete Antwort gibt. Der Reporter tippt über diesen Platzhalter.
D - Hilfetext - erscheint, wenn der Reporter auf die Info-Schaltfläche klickt.
Denken Sie daran, alle Änderungen zu speichern. (E)
4. Ansicht in der mobilen App
Öffnen Sie die mobile App. Klicken Sie auf das Einstellungssymbol in der oberen rechten Ecke (ein Zahnrad für Apple, drei Linien für Android). Wählen Sie die Option "Formulare aktualisieren".
Öffnen Sie das mobile Formular, und Sie sehen die von Ihnen vorgenommenen Änderungen.
Hinweis: Eine manuelle Aktualisierung ist nur erforderlich, wenn Sie mit der App "spielen" und Änderungen vornehmen. Sie wird automatisch aktualisiert, wenn die App geöffnet wird.
11. Beschränkungen
Dies ist ein kleines Testsystem. Sie können alles tun - Formulare versenden, Änderungen vornehmen, Kollegen einladen. Es basiert auf einer kleinen Anzahl unserer Formulare, und es sind noch viele weitere verfügbar.
Diese Anleitung zur schnellen Durchführung eines Versuchs beschreibt die Funktionen von Proactively. Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich bitte unseren 'erste Schritte' Videos.
12. Was als nächstes
Wenn Sie mehr über das System erfahren möchten oder Fragen haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf: info@proactively.io