Ideen für den Proaktiv-Versuch

1. Einrichten

  • Sie werden in Kürze einen Link per E-Mail von Proactively erhalten. Darin werden Sie aufgefordert, ein Passwort festzulegen, und Sie werden zu Ihrem Unternehmensportal weitergeleitet. Im Webportal können Sie Informationen einsehen und verwalten
  • Laden Sie die Proactively-App aus dem App-Store oder von Google Play herunter (es ist das Eichhörnchen-Symbol). Verwenden Sie Ihre E-Mail und Ihr Passwort, wie in Schritt 1 festgelegt, um die App mit Ihrem Unternehmen zu verknüpfen. Die mobile App wird verwendet, um Informationen an das System zu senden. Sie funktioniert überall, auch offline.

2. Verwenden Sie die mobile App, um einen Bericht zu senden

  1. Verwenden Sie die mobile App, um einen Bericht zu senden

Wählen Sie eines der Formulare aus, füllen Sie die Fragen aus und drücken Sie auf Senden.  

Dies ist nur eine kleine Auswahl unserer Standardformulare, und Sie können Ihre eigenen Formulare leicht anpassen und erstellen, siehe unten. 

Beachten Sie die verschiedenen Fragetypen: Ein Stern (Astrix) ist eine Pflichtfrage. Fragen mit sensiblen Informationen, wie z. B. Namen, können verschlüsselt werden und nur von Personen mit dem Schlüssel eingesehen werden. 

Aus Sicherheitsgründen werden die einmal gesendeten Daten nicht auf dem Telefon gespeichert. Personen können die mobile App nicht verwenden, um den Bericht später einzusehen, so dass Sie die App weitgehend an Ihre Auftragnehmer weitergeben können.

3. Finden Sie Ihren Bericht im Webportal 

Öffnen Sie die Registerkarte Berichte (A), um eine Liste aller Berichte anzuzeigen. Suchen Sie einen bestimmten Bericht mit (B): Wortsuche oder (C) den Filtern. Auf diesem ersten Bildschirm werden nur offene Berichte angezeigt. Um geschlossene Berichte anzuzeigen, filtern Sie Eigenschaften> Berichtsstatus > Geschlossen >Suchen. Häufig verwendete Filter können in Ihrem Bereich "Meine Suchen" (D) gespeichert werden.  

4. Lesen Sie den Bericht

Klicken Sie auf den gewünschten Bericht, um die Informationen zu lesen.  

Wenn Sie Antworten ändern möchten, um sie mit anderen Einträgen (z. B. der Risikoeinstufung) abzugleichen, verwenden Sie Bearbeiten (A). Alle Änderungen werden auf der Registerkarte Verlauf (B) angezeigt.  

Zur Weitergabe außerhalb Ihres Unternehmens exportieren Sie das Dokument als PDF-Datei mit Ihrem Logo (C).

Hinweis: Die verschlüsselte Frage (D)

klicken Sie sich durch die Registerkarten:

  • Übersicht - Zuweisung eines Eigentümers, wahrscheinlich des Leiters der betreffenden Abteilung (falls dies nicht Sie sind). Legen Sie die Priorität, das Fälligkeitsdatum usw. fest.
  • Bericht - zum erneuten Lesen des Berichts. 
  • Notizen - zum Hinzufügen von Details, wenn der Bericht verwaltet wird
  • Aktionen - weisen Sie Aktionen zu und diese Person erhält einen Link per E-Mail-Benachrichtigung, um einen einfachen Zugriff zu ermöglichen
  • Historie - zeigt jede Phase der Bearbeitung des Berichts an, so dass Sie den Fortschritt verfolgen können. Es ist auch sehr nützlich für das Auditverfahren.  

5. Maßnahmen ergreifen

Besteht Handlungsbedarf?  

  • Wenn nein, dann schließen Sie den Bericht auf der Registerkarte Übersicht. Beachten Sie, dass der Bericht nun aus der Liste der Hauptberichte verschwindet und wieder gelesen werden kann, indem Sie nach Eigenschaften > Berichtsstatus > Geschlossen > Suchen filtern.
  • Wenn ja, beschreiben Sie auf der Registerkarte Aktion die Aktion, weisen Sie eine Person zu und legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest. Die zugewiesene Person erhält einen Link per E-Mail Versuchen Sie, sich selbst zuzuweisen.

6. Schließen Sie den Bericht

Der Manager (Berichtseigentümer) kann nun das Foto sehen und weiß, dass die Aktion wirksam ist. Öffnen Sie den Bericht und gehen Sie auf die Registerkarte Übersicht:

  • Vergewissern Sie sich, dass die Ursache von Problemen festgehalten wird.
  • Schließen Sie den Bericht auf der Registerkarte Bericht > Übersicht 

7. Ergebnisse im Dashboard analysieren

Das Dashboard ist wahrscheinlich der wichtigste Bildschirm und das, was Sie als erstes sehen wollen, wenn Sie das Webportal öffnen. So machen Sie es zu Ihrem Startbildschirm:

  1. Klicken Sie im Webportal auf Ihre Initialen in der oberen rechten Ecke und wählen Sie "Einstellungen".
  2. Wählen Sie auf der linken Seite "Meine Homepage". Wählen Sie "Dashboard" aus dem Dropdown-Menü und dann die Schaltfläche "Homepage aktualisieren", um zu speichern.

Die Informationen werden in Echtzeit in das Dashboard eingegeben. Schauen Sie sich die verschiedenen verfügbaren Dashboards an und beobachten Sie, wie sich die Zahlen ändern, wenn Sie mehr Informationen in das System eingeben. 

Das Dashboard ist "selbstbedienbar", d. h. Sie können das Dashboard bearbeiten und neue Dashboards erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten", um anzuzeigen, welche Informationen in den einzelnen Bereichen angezeigt werden. Fügen Sie ein Ziel (Ihren KPI) hinzu.  

8. Laden Sie Ihre Kollegen ein

Im Webportal admin>Benutzer>Benutzer (A) einladen und seine Arbeits-E-Mail-Adresse eingeben. 

Da Sie möchten, dass Ihre Kollegen das System in vollem Umfang nutzen können, sollten Sie ihnen alle Berechtigungen (B) erteilen und sie zum Leiter aller Teams machen. (C) (Hinweis: Teamleiter erhalten E-Mail-Benachrichtigungen für ihre Teams. 

9. Wählen Sie die E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie erhalten möchten

Sie möchten nur die Benachrichtigungen erhalten, die für Sie wichtig sind. Passen Sie dies in den Einstellungen an.  

Klicken Sie auf Ihre Initialen in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Einstellungen. (A)

Wählen Sie Benachrichtigungen aus dem linken Menü (B) und markieren Sie die Berichte, über die Sie benachrichtigt werden möchten

Fügen Sie erweiterte Regeln zum Filtern hinzu, damit Sie nur das Wichtigste sehen (C). Dabei können sowohl "und"- als auch "oder"-Regeln verwendet werden.

10 Änderungsfragen in der App

Möglicherweise möchten Sie die Fragen in den App-Formularen ändern, um sie besser an Ihre Arbeitsweise anzupassen.

  1. Finden Sie Ihr Formular

 Öffnen Sie auf der Registerkarte "App-Design" die Option "Formulare" und wählen Sie das Formular aus, das Sie bearbeiten möchten. 

2. Ziehen und Ablegen von Fragen

links (A), die Sie auswählen und in den bunten App-Simulator (B) ziehen können. Ändern Sie die Reihenfolge der Fragen mithilfe der drei Zeilen (C)

3. Bearbeiten Sie die Frage

Klicken Sie auf eine Frage, um den Bearbeitungsbildschirm zu öffnen. Die Bearbeitungsoptionen hängen von der jeweiligen Frage ab. Ändern Sie zunächst den Fragentext (A) und drücken Sie dann auf Speichern. 

B - dies ist der Feldname, in dem die Daten gespeichert werden. Dies wird für die Filterung und im Dashboard verwendet.

C - Platzhalter - dieser erscheint in dem Feld, in das die Antwort eingegeben wird, und hilft dem Reporter, indem er ein Beispiel für die erwartete Antwort gibt. Der Reporter tippt über diesen Platzhalter. 

D - Hilfetext - erscheint, wenn der Reporter auf die Info-Schaltfläche klickt. 

Achten Sie darauf, alle Änderungen zu speichern. (E)

4. Ansicht in der mobilen App

Öffnen Sie die mobile App. Klicken Sie auf das Einstellungssymbol in der oberen rechten Ecke (ein Zahnrad für Apple, drei Linien für Android). Wählen Sie die Option "Formulare aktualisieren". 

Öffnen Sie das mobile Formular, und Sie sehen die von Ihnen vorgenommenen Änderungen. 

Hinweis: Eine manuelle Aktualisierung ist nur erforderlich, wenn Sie mit der App "spielen" und Änderungen vornehmen. Sie wird automatisch aktualisiert, wenn die App geöffnet wird. 

11. Beschränkungen

Dies ist ein kleines Testsystem. Sie können alles tun - Formulare versenden, Änderungen vornehmen, Kollegen einladen. Es basiert auf einer kleinen Anzahl unserer Formulare, und es sind noch viele weitere verfügbar. Andere Funktionen, wie der Massenimport von Benutzern, werden hier nicht gezeigt.

Die folgenden Hinweise zur Durchführung eines Tests beschreiben die Funktion kurz. Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich bitte unseren 'erste Schritte' Videos.

12. Was als nächstes

Wenn Sie mehr über das System erfahren möchten oder Fragen haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf: info@proactively.io

Aktualisiert am August 15, 2022

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