Reduzierung von Engpässen

Sagen Sie den Leuten, dass Sie ihre Probleme lösen werden, geben Sie ihnen die Möglichkeit, sie Ihnen mitzuteilen, und Sie öffnen möglicherweise die Schleusentore. Diese "Gefahren" oder "Nichtkonformitäten" können aus einer Vielzahl von Quellen stammen: Audits, Beschwerden, Aktionen aus Besprechungen, einfach nur die Arbeit machen oder beim Herumlaufen auffallen. Wir können uns vorstellen, dass eine große Anzahl von Meldungen hereinflutet, das System überlastet wird und zum Stillstand kommt. Wir wollen die Berichterstattung fördern, aber dieses Szenario wird niemanden glücklich machen und muss um jeden Preis vermieden werden.  

Wie können wir das tun?

Der Schlüssel ist, Prioritäten zu setzen und nicht in der Reihenfolge zu reagieren, in der die Aktionen erstellt wurden.

Erstens: Nicht alle Probleme sind gleich. Im Bereich Gesundheit und Sicherheit werden viele Gefahren relativ einfach sein: zum Beispiel schlechte Haushaltsführung, die zu Ausrutschen, Stolpern und Stürzen führt. In diesen Fällen sollte der Meldende in der Lage sein, das Problem selbst zu beheben, vielleicht mit Unterstützung. Sie wollen es trotzdem wissen, schließlich sind es diese Probleme, die wahrscheinlich die meisten Ihrer Unfälle verursachen. Wenn Sie einen Wettbewerb durchführen, sollten Selbstbehebungen besonders hoch bewertet werden. Die Betrachtung von Trends kann hier auf systemische Ereignisse hinweisen.

Wir wollen nicht, dass kritische Aktionen unter weniger wichtigen verloren gehen. Verwenden Sie eine Risikobewertung, um Prioritäten zu setzen. Dies könnte entweder in der Berichterstattungs- oder in der Überprüfungsphase erfolgen, je nach den Fähigkeiten des Berichterstatters.   

Sie könnten den Reporter fragen: "Wie besorgt sind Sie darüber?" Antwort: sehr besorgt, besorgt, oder ich wollte Sie nur informieren. Dies würde eine "einfache" Priorisierung ergeben. Alternativ können Sie fragen: "Wie groß ist das Risiko?" Antwort: hoch, mittel, gering

Wenn Ihre Berichterstatter mit der Risikobewertung vertraut sind, können Sie sich dafür entscheiden, in einem formelleren Verfahren nach Schweregrad und Wahrscheinlichkeit zu fragen.

Wie immer sollten Sie den Zuwachs an Informationen damit abwägen, dass das Ausfüllen des Meldeformulars komplizierter wird und mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Der Bericht wird im nächsten Schritt überprüft. Dazu gehört die Entscheidung, ob weitere Untersuchungen zum Verständnis erforderlich sind:

• Grundursache, unter Verwendung von Werkzeugen wie z. B. den 5 Whys.
• die potenziellen Auswirkungen einer Gefahr. Dies wird verwendet, um die Maßnahmen zu priorisieren und sicherzustellen, dass Probleme mit den größten Gesamtauswirkungen auf das Unternehmen vorrangig behandelt werden.

Dieser 3-Phasen-Prozess wird die Anzahl der kritischen Ereignisse deutlich reduzieren und ermöglicht eine bessere Sichtbarkeit und Konzentration auf die Ereignisse, die den größten Einfluss auf Ihr Unternehmen haben.

Ein letzter Gedanke: Woher wissen Sie, ob ein Problem behoben wurde? 

Dies kann offensichtlich sein oder bedarf weiterer Überlegungen. Eine Methode, um zu entscheiden, ob ein Problem "behoben" wurde, könnte darin bestehen, die Risikobeurteilung zu wiederholen und zu sehen, ob es auf ein akzeptables Niveau gesenkt wurde. Wenn nicht, sind weitere Maßnahmen erforderlich. Erkennen Sie den Kreislauf der kontinuierlichen Verbesserung!