Démarrer avec la gestion de l'information

Commencez avec la gestion des informations

Qu'est-ce que Proactivement, et que peut-elle faire pour moi ?

Une bonne information est la clé d'une gestion efficace des risques. Les entreprises qui utilisent le papier et les feuilles de calcul pour gérer leurs informations trouvent souvent cela très inefficace. Elles perdent du temps à traiter l'information, et découvrent souvent les choses trop tard pour prendre les bonnes mesures.

La numérisation est la réponse. Il peut aider à de nombreuses choses, notamment : les inspections, les audits, la détection de défauts ou de dangers, ou la reconnaissance d'un travail bien fait.

Les données arrivent dans le système en temps réel. Vous pouvez recevoir des notifications pour les éléments les plus importants, puis les consulter directement sur votre téléphone portable. Attribuez maintenant des actions et suivez-les pour vous assurer qu'elles sont réalisées.

Toutes les données sont mises à jour dans votre tableau de bord, ce qui vous permet de suivre facilement les progrès réalisés, de les comparer à vos objectifs et de prendre rapidement des mesures si les choses ne vont pas dans la bonne direction.

Cela signifie que vous pouvez

Gagnez du temps dans le traitement des informations, l'élaboration de rapports de gestion et la poursuite des actions.
Soyez toujours au courant de ce qui se passe. Détectez les problèmes à l'avance et résolvez-les avant qu'il n'y ait un incident.
Améliorer la communication en travaillant entre les départements et en incluant les contractants.
Recueillir de bonnes preuves pour des décisions fondées sur des données.
Mieux gérer les risques, protéger les personnes et l'environnement et améliorer la qualité.

Cliquez ici pour voir la visite du produit

En savoir plus sur Proactivement

Note : Pour lire les rapports, attribuer des actions et voir les informations dans le tableau de bord, vous devez avoir :

- Autorisation de visualisation et d'actions

- Être un membre de l'équipe dont émane le rapport.

Les données sont ainsi sécurisées.

Aperçu du processus de gestion des rapports et des actions

Avant d'entrer dans le détail de ce que vous ferez pour gérer les informations dans le système, prenons du recul et examinons l'ensemble du processus. Les étapes sont les mêmes, que vous traitiez un audit, un rapport de danger... ou autre chose.

Il y a plus de détails ici : aperçu du fonctionnement du processus

OK, maintenant, commençons. Cliquez sur les liens orange pour en savoir plus.

1. Enregistrez-vous sur le système avec un mot de passe (si vous ne l'avez pas déjà fait).

Créez votre compte Proactively

Utilisez l'e-mail d'invitation pour créer un mot de passe sécurisé, puis connectez-vous au portail Web.

2. Trouver et lire des rapports

Lorsque quelqu'un utilise l'application mobile pour envoyer un rapport, celui-ci arrive sur le portail Web. Vous pouvez lire un rapport par :

Recevoir une notification par courriel avec un lien cliquable
Ouvrez l'onglet des rapports qui contient une liste de tous les rapports avec un bref résumé.

Cliquez sur le rapport pour l'ouvrir et le lire. Décidez comment gérer un rapport et l'enregistrer dans l'onglet Vue d'ensemble :

Qui est responsable de cette question (le propriétaire) ?
Quelle est la gravité de la situation (la priorité) ? Pensez à la gravité des conséquences possibles et à la probabilité que cela se produise.
Quand la solution doit-elle être trouvée en urgence (date d'échéance) ?

Sterminer un message directement sur l'application mobile de la personne qui a envoyé le rapport pour montrer que vous l'écoutez et que vous appréciez ses efforts. Remarque : les rapporteurs qui ont obtenu l'application mobile à l'aide d'un code QR sont anonymes et ne peuvent pas recevoir de messages.

Vous voudrez probablement ajouter des commentaires : par exemple, faire une recommandation ou attirer l'attention sur quelque chose. Ajoutez ces commentaires dans le menu Notes.

Suivre les progrès dans le Onglet "Histoire pour voir qui a fait quoi et quand.

Vous pouvez rapports de filtrage pour trouver quelque chose de spécifique, ou aider à l'analyse.

Cela peut être très ennuyeux de recevoir beaucoup d'emails, alors personnalisez vos notifications pour ne recevoir que les plus importants.

3 Affectation et suivi des actions

Pour décider des actions susceptibles d'empêcher que ce problème ne se reproduise, le plus efficace est de trouver ce qui a causé le problème, plutôt que de se concentrer sur ce qui s'est passé. La méthode des 5 pourquoi est une bonne technique pour trouver la cause profonde.
Lorsque vous avez décidé de ce qui doit être fait, ajouter une nouvelle actionvous l'attribuez à quelqu'un et vous fixez une date d'échéance.
Maintenant. passer à l'action. Une notification par courrier électronique est envoyée à la personne à qui l'action est assignée (le réparateur). Il clique sur le lien pour lire ce qui doit être fait, puis se met au travail. À tout moment, il peut ajouter des notes. Chaque action dispose d'un onglet "Historique" qui permet de suivre l'évolution de l'action. Lorsqu'il a terminé, il ferme l'action.
Le fixateur prouve que l'action a été effectuée en ajoutant une photo
Les gestionnaires peuvent vouloir voir une liste d'actions et suivre leur état d'avancement, ce qu'ils font ici. actions de vue
Si vous n'avez pas regardé ça avant, personnalisez vos notifications afin que vous ne receviez que celles qui sont les plus importantes pour vous.

4. Fermer le rapport

1. Ce n'est que lorsque toutes les actions ont été clôturées, et que vous savez qu'elles résolvent le problème, que vous pouvez fermer le rapport.

Notez que l'onglet "Rapports" n'affiche que les rapports nouveaux et ouverts. Votre rapport fermé semble avoir disparu. Vous devez filtrer (propriétés > statut du rapport = fermé) pour le retrouver.

5. Suivez les progrès avec le tableau de bord

Visualisez vos performances dans le tableau de bord et suivez les tendances. Ouvrez l'onglet tableau de bord, sélectionnez l'un des tableaux de bord dans le menu de gauche et regardez les différents types de graphiques
Il est probable que vous ne soyez pas intéressé par tous les graphiques disponibles. Vous voudrez peut-être les modifier, par exemple pour ne montrer que votre équipe, ou seulement cette semaine. Vous pouvez Personnaliser le tableau de bord pour montrer ce qui est important pour vous.
Le tableau de bord présente les informations les plus importantes et doit être la première chose que vous voyez lorsque vous vous connectez. Faites du tableau de bord votre page d'accueil.

Essayez-le

1. Ouvrez l'onglet Rapports et sélectionnez un rapport. Cliquez pour l'ouvrir. Lisez-le. Trouvez :

Qui a envoyé le rapport
Quand a-t-il été envoyé ?
Quel est le sujet du rapport ? Trouver un mot-clé
Quel formulaire a été utilisé pour faire ce rapport
Quel est le "nom du champ" pour la deuxième question ?

2. Utilisez les filtres pour retrouver ce rapport

Tapez le mot clé dans le filtre de mots clés. Vous obtiendrez probablement plusieurs rapports, mais vous devriez être en mesure d'identifier le vôtre.
Utilisez les filtres pour filtrer par : formulaire, question (utilisez le nom du champ de la deuxième question) et propriétés (reporter).

3. Y a-t-il des actions liées à ce rapport ? Quel est leur statut ?
4. Ouvrez l'onglet Historique et suivez qui a fait quoi pour résoudre ce problème.
5. Ouvrez l'onglet tableau de bord. Examinez chacun des graphiques et réfléchissez à la manière dont vous pourriez les utiliser. Pouvez-vous voir lequel de ces graphiques a été généré à partir des données de votre rapport ?