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Relier davantage de personnes au système et veiller à ce qu'elles puissent consulter les informations dont elles ont besoin.

Équipes

Le fait de regrouper les gens en équipes permet d'obtenir les bons formulaires dans leurs appareils mobiles, ainsi que des notifications. Il existe 3 types d'équipes :

  • Utilisateurs enregistrés - tous ceux qui ont un mot de passe pour le système. Notez que ces personnes peuvent également faire partie d'équipes spécialisées.
  • Utilisateurs de codes QR - toute personne connectée au système par code QR (anonyme). Notez que ces personnes ne peuvent pas faire partie d'équipes spécialisées.
  • Équipes spécialisées - Vous les mettez en place pour votre organisation. Elles peuvent être constituées par lieu ou par fonction (par exemple, les tests ou les secouristes).

Exercice :

Supprimez l'un des formulaires de l'équipe des utilisateurs enregistrés. Regardez maintenant dans votre application mobile. Le formulaire a-t-il disparu ? (Remarque : il se peut que vous deviez rafraîchir les formulaires de l'application mobile à l'aide de la roue dentée située dans le coin supérieur droit) Cochez à nouveau le formulaire : est-il réapparu ?

Examinez les équipes déjà constituées dans votre système. Comment envisagez-vous d'organiser vos flux de travail ? Quelles équipes spécialisées avez-vous, et de quels formulaires ont-elles besoin ?

Utilisateurs

Envoyez des invitations par courriel pour accroître la collaboration. Ces personnes rejoindront l'équipe des "utilisateurs enregistrés". Pour chaque ensemble d'utilisateurs :

  • Permissions - Donner différents niveaux d'accès au système.
  • Rôles des équipes - Décidez qui doit faire partie de chaque équipe et qui doit lire les formulaires qu'elle envoie.

Exercice :

Regardez qui est déjà sur le système. Utilisez la recherche pour trouver qui a une autorisation d'administration ? Quelqu'un a-t-il le statut "En attente" car il n'est pas encore configuré ? Renvoyez leurs invitations par courriel. (Remarque : pour des raisons de sécurité, les liens d'invitation expirent et ne peuvent être utilisés qu'une seule fois).

Utilisez la recherche pour vous trouver. Modifiez vos permissions et voyez comment les onglets apparaissent et disparaissent dans votre système de gestion Web. (Ne supprimez PAS votre autorisation d'administrateur, ou vous devrez trouver un autre administrateur pour récupérer vos autorisations ! Vous devrez rafraîchir votre écran dans le navigateur pour voir le changement).

Faites-vous membre d'une nouvelle équipe. Regardez maintenant dans votre application mobile - un nouveau formulaire est-il apparu ? (Il se peut que vous deviez rafraîchir les formulaires dans la roue crantée en haut à droite de l'application mobile. S'il n'y a pas de nouveau formulaire, vérifiez dans les équipes quels formulaires sont attribués à cette équipe).

Codes QR

L'utilisation d'un code QR pour accéder au système est très rapide et offre des fonctionnalités limitées, ce qui est parfait pour les entrepreneurs. Le mode code QR est anonyme et peut donc être utilisé pour la dénonciation. Il n'est pas possible, ni pour Proactively GmbH ni pour votre organisation, de savoir qui a envoyé le rapport. Par conséquent, les personnes qui utilisent l'application mobile en mode code QR ne pourront pas recevoir de messages de retour d'information ni rejoindre des équipes spécialisées.

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Mis à jour le 31 août 2021

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