Idées sur le procès proactif

1. S'installer

  • Vous recevrez bientôt un lien par e-mail de Proactively. Celui-ci vous demandera de définir un mot de passe et vous conduira au portail de votre entreprise. Le portail web est l'endroit où les informations sont visualisées et gérées.
  • Téléchargez l'application Proactively à partir de l'App Store ou de Google Play (c'est l'icône de l'écureuil). Utilisez l'adresse électronique et le mot de passe définis à l'étape 1 pour associer l'application à votre entreprise. L'application mobile est utilisée pour envoyer des informations dans le système. Elle fonctionne partout, même hors ligne.

2. Utilisez l'application mobile pour envoyer un rapport

  1. Utilisez l'application mobile pour envoyer un rapport

Sélectionnez l'un des formulaires, répondez aux questions et cliquez sur "Envoyer".  

Il ne s'agit que d'une petite sélection de nos formulaires standard. Vous pouvez facilement les personnaliser et créer les vôtres, voir ci-dessous. 

Remarquez les différents types de questions : une étoile (astrix) est une question obligatoire. Les questions contenant des informations sensibles, comme des noms, peuvent être cryptées et n'être consultées que par les personnes possédant la clé. 

Par sécurité, une fois envoyées, les données ne sont pas stockées sur le téléphone. Les personnes ne peuvent pas utiliser l'application mobile pour consulter le rapport ultérieurement. Vous pouvez donc donner largement l'application à vos contractants.

3. Trouvez votre rapport dans le portail Web 

Ouvrez l'onglet des rapports (A) pour voir une liste de tous les rapports. Trouvez un rapport spécifique en utilisant (B) : la recherche par mot ou (C) les filtres. Seuls les rapports ouverts sont affichés dans ce premier écran. Pour afficher les rapports fermés, filtrez propriétés> état du rapport > fermé > recherche. Les filtres fréquemment utilisés peuvent être sauvegardés dans votre zone "mes recherches" (D).  

4. Lisez le rapport

Cliquez sur le rapport de votre choix pour lire les informations.  

Si vous souhaitez modifier des réponses, pour les normaliser avec d'autres entrées (par exemple, l'évaluation du risque), utilisez la fonction de modification (A). Toutes les modifications sont affichées dans l'onglet historique (B).  

Pour partager en dehors de votre entreprise, exportez au format PDF avec votre logo (C).

Note : la question cryptée (D)

cliquez sur les onglets :

  • Vue d'ensemble - pour attribuer un propriétaire, probablement le responsable du service concerné (si ce n'est pas vous). Définissez la priorité, la date d'échéance, etc.
  • Rapport - pour relire le rapport. 
  • Notes - pour ajouter des détails au fur et à mesure de la gestion du rapport
  • Actions - attribuez des actions et cette personne recevra un lien par notification électronique pour lui permettre d'y accéder facilement.
  • Historique - indique chaque étape du traitement du rapport, ce qui vous permet de suivre l'évolution de la situation. Il est également très utile pour le processus d'audit.  

5. Prenez des mesures

Une action est-elle nécessaire ?  

  • Si ce n'est pas le cas, fermez le rapport dans l'onglet Aperçu. Notez qu'il disparaîtra alors de la liste principale des rapports et qu'il pourra être relu en filtrant sur propriétés > état du rapport > fermé > recherche.
  • Si oui, dans l'onglet Action, décrivez l'action, désignez une personne et fixez une date d'échéance. La personne assignée reçoit un lien par e-mail Essayez de vous assigner à vous-même.

6. Fermer le rapport

Le manager (propriétaire du rapport) peut maintenant voir la photo et sait que l'action est effective. Ouvrez le rapport et dans l'onglet aperçu :

  • Veillez à ce que la cause de tout problème soit notée
  • Fermez le rapport dans l'onglet Rapport > Aperçu 

7. Analyser les résultats dans le tableau de bord

Le tableau de bord est probablement l'écran le plus important, et celui que vous voulez voir en premier lorsque vous ouvrez le portail web. Pour en faire votre écran d'accueil :

  1. Dans le portail web, cliquez sur vos initiales dans le coin supérieur droit et choisissez "Paramètres".
  2. Sur la gauche, choisissez "Ma page d'accueil". Sélectionnez "Tableau de bord" dans le menu déroulant, puis cliquez sur le bouton "Mettre à jour la page d'accueil" pour enregistrer.

Les informations arrivent en temps réel dans le tableau de bord. Regardez les différents tableaux de bord disponibles et remarquez comment les chiffres changent au fur et à mesure que vous envoyez des informations dans le système. 

Le tableau de bord est en libre service, vous pouvez donc le modifier et en créer de nouveaux. Cliquez sur le bouton d'édition pour voir quelles informations sont affichées dans chaque panneau. Ajoutez un objectif (votre KPI).  

8. Invitez vos collègues

Dans le portail web admin>utilisateurs>inviter l'utilisateur (A) et entrer son adresse e-mail professionnelle. 

Comme vous souhaitez que vos collègues puissent utiliser pleinement le système, il est recommandé de leur donner toutes les autorisations (B) et d'en faire le chef de toutes les équipes. (C) (notez que les chefs d'équipe reçoivent des notifications par e-mail pour leurs équipes. 

9. Choisissez les notifications par e-mail que vous souhaitez recevoir

Vous souhaitez recevoir uniquement les notifications qui sont importantes pour vous. Personnalisez cette option dans les paramètres.  

Cliquez sur vos initiales dans le coin supérieur droit et sélectionnez les paramètres. (A)

Choisissez "notifications" dans le menu de gauche (B) et cochez les rapports pour lesquels vous souhaitez recevoir des notifications.

Ajoutez des règles avancées pour filtrer afin de ne voir que le plus important (C). Vous pouvez utiliser les règles "et" et "ou".

10 questions sur le changement dans l'application

Il se peut que vous souhaitiez modifier les questions des formulaires de l'application pour qu'elles correspondent mieux à votre mode de travail.

  1. Trouvez votre formulaire

 Dans l'onglet "App Design", ouvrez "Forms" et sélectionnez le formulaire que vous souhaitez modifier. 

2. Glisser-déposer les questions

à gauche (A), que vous pouvez sélectionner et faire glisser pour les déposer dans le simulateur de l'application colorée (B). Changez l'ordre des questions en utilisant les trois lignes (C).

3. Modifiez la question

Cliquez sur une question pour ouvrir l'écran d'édition. Les options d'édition dépendent de la question. Commencez par modifier le texte de la question (A), puis cliquez sur Enregistrer. 

B - il s'agit du nom du champ, où les données seront stockées. Il est utilisé pour le filtrage et dans le tableau de bord.

C - Espace réservé - il apparaît dans la case où la réponse est tapée et aide le rapporteur en donnant un exemple de la réponse attendue. Le journaliste tape par-dessus. 

D - Texte d'aide - apparaîtra lorsque le journaliste clique sur le bouton d'information. 

Assurez-vous d'enregistrer les modifications. (E)

4. Afficher dans l'application mobile

Ouvrez l'application mobile. Cliquez sur l'icône des paramètres dans le coin supérieur droit (un rouage pour Apple, trois lignes pour Android). Choisissez l'option "rafraîchir les formulaires". 

Ouvrez le formulaire mobile, et vous verrez les modifications que vous avez apportées. 

Remarque : l'actualisation manuelle n'est nécessaire que lorsque vous "jouez" avec l'application et apportez des modifications. Elle se rafraîchira automatiquement lorsque les utilisateurs ouvriront l'application. 

11. Limites

Il s'agit d'un petit système d'essai. Vous pouvez tout faire : envoyer des formulaires, apporter des modifications, inviter des collègues. Il est basé sur un petit nombre de nos formulaires, et il y en a beaucoup d'autres disponibles. D'autres fonctionnalités, telles que l'importation en masse d'utilisateurs, ne sont pas présentées ici.

Ces conseils sur l'exécution d'un essai décrivent rapidement cette fonctionnalité. Pour en savoir plus, veuillez regarder notre 'démarragedes vidéos.

12. Quelle est la prochaine

Pour en savoir plus sur le système ou poser des questions, veuillez nous contacter : info@proactively.io.

Mis à jour le 15 août 2022

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