Réduire les goulets d'étranglement

Dites aux gens que vous allez résoudre leurs problèmes, donnez-leur la possibilité de vous en parler, et vous pourrez ouvrir les vannes. Ces "dangers" ou "non-conformités" peuvent provenir d'un large éventail de sources : audits, plaintes, actions lors de réunions, simplement en faisant le travail ou en étant observateur en se promenant. Nous pouvons imaginer qu'un grand nombre de rapports affluent, que le système est surchargé et s'arrête. Nous voulons encourager les rapports, mais ce scénario ne fera le bonheur de personne et doit être évité à tout prix.  

Comment pouvons-nous faire cela ?

La clé est d'établir des priorités plutôt que de répondre dans l'ordre où les actions ont été créées.

Tout d'abord, tous les problèmes ne sont pas égaux. En matière de santé et de sécurité, un grand nombre de dangers seront relativement simples : par exemple, un mauvais entretien ménager entraînant des glissades, des trébuchements et des chutes. Dans ce cas, le journaliste doit être habilité à résoudre le problème lui-même, éventuellement avec de l'aide. Vous voulez quand même être informé, car après tout, ce sont ces problèmes qui sont probablement à l'origine de la majorité de vos accidents. Si vous organisez un concours, les auto-réparations devraient être particulièrement bien notées. L'examen des tendances peut révéler des événements systémiques.

Nous ne voulons pas que des actions critiques soient perdues parmi d'autres moins importantes. Utilisez une évaluation des risques pour établir des priorités. Cela peut être fait au moment de l'établissement du rapport ou de la révision, en fonction des capacités du rapporteur.   

Vous pourriez demander au journaliste "à quel point cela vous préoccupe-t-il ?" et répondre : très préoccupé, préoccupé, ou je voulais juste vous le faire savoir. Vous obtiendrez ainsi un ordre de priorité "facile". Vous pouvez également demander "quelle est l'importance du risque ?" et répondre : élevé, moyen, faible.

Si vos rapporteurs sont familiarisés avec l'évaluation des risques, vous pouvez choisir de poser des questions sur la gravité et la probabilité dans le cadre d'un processus plus formel.

Comme toujours, il faut trouver un équilibre entre l'augmentation des informations obtenues et le fait de rendre le formulaire de déclaration plus compliqué et plus long à remplir.

Le rapport est examiné à l'étape suivante. Il s'agit notamment de décider si des investigations supplémentaires sont nécessaires pour comprendre :

  • la cause profonde, en utilisant des outils tels que les 5 pourquoi.
  • l'impact potentiel d'un danger. Ces informations seront utilisées pour hiérarchiser les actions, en veillant à ce que les problèmes ayant le plus grand impact global sur l'entreprise soient prioritaires.

Ce processus en trois phases réduira considérablement le nombre d'événements critiques, permettant une meilleure visibilité et une concentration sur les événements qui ont le plus grand impact global sur votre entreprise.

En guise de conclusion, comment savoir si un problème a été réglé ? 

Cela peut être évident ou nécessiter une réflexion plus approfondie. Une technique pour décider si un problème a été "réglé" pourrait être de répéter l'évaluation des risques et de voir s'ils ont été ramenés à un niveau acceptable. Si ce n'est pas le cas, des actions supplémentaires seront nécessaires. Repérez la boucle de l'amélioration continue !

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