Idee sul processo proattivo

1. Configurazione

  • A breve riceverete un link via e-mail da Proactively. Questo vi chiederà di impostare una password e vi porterà al vostro portale aziendale. Il portale web è il luogo in cui vengono visualizzate e gestite le informazioni.
  • Scaricate l'applicazione Proactively dall'App Store o da Google Play (è l'icona dello scoiattolo). Utilizzare l'e-mail e la password impostate al punto 1 per collegare l'app alla propria azienda. L'app mobile viene utilizzata per inviare le informazioni al sistema. Funziona ovunque, anche offline.

2. Utilizzare l'applicazione mobile per inviare un rapporto

  1. Utilizzare l'app mobile per inviare un rapporto

Selezionate uno dei moduli, compilate le domande e premete invio.  

Questa è solo una piccola selezione dei nostri moduli standard, che possono essere facilmente personalizzati e creati da voi, vedi sotto. 

Notate i diversi tipi di domanda: una stella (astrix) è una domanda obbligatoria. Le domande con informazioni sensibili, come i nomi, possono essere crittografate e visualizzate solo da chi possiede la chiave. 

Per sicurezza, una volta inviati i dati non vengono memorizzati sul telefono. Le persone non possono utilizzare l'applicazione mobile per visualizzare il rapporto in un secondo momento, quindi potete dare l'applicazione ampiamente ai vostri appaltatori.

3. Trovate il vostro rapporto nel portale web 

Aprire la scheda Rapporti (A) per visualizzare un elenco di tutti i rapporti. Trovare un rapporto specifico utilizzando (B): la ricerca per parole o (C) i filtri. In questa prima schermata vengono visualizzati solo i rapporti aperti. Per visualizzare i rapporti chiusi, filtrare proprietà > stato del rapporto > chiuso > ricerca. I filtri utilizzati di frequente possono essere salvati nell'area "Le mie ricerche" (D).  

4. Leggere il rapporto

Fare clic sul rapporto scelto per leggere le informazioni.  

Se si desidera modificare le risposte, per normalizzarle con altre voci (ad esempio, la valutazione del rischio), utilizzare la funzione Modifica (A). Le modifiche vengono visualizzate nella scheda Cronologia (B).  

Per condividerlo al di fuori dell'azienda, esportare in PDF con il proprio logo (C).

Nota: la domanda criptata (D)

fare clic sulle schede:

  • Panoramica: assegnare un proprietario, probabilmente il responsabile del reparto interessato (se non siete voi). Impostare la priorità, la data di scadenza, ecc.
  • Rapporto - per rileggere il rapporto. 
  • Note: per aggiungere dettagli durante la gestione del report.
  • Azioni: assegnate le azioni e questa persona riceverà un link tramite notifica via e-mail per facilitare l'accesso.
  • Cronologia: mostra tutte le fasi di elaborazione del report, in modo da tenere traccia dei progressi. È molto utile anche per il processo di revisione.  

5. Agire

È necessario intervenire?  

  • In caso contrario, chiudere il rapporto nella scheda Panoramica. Il rapporto scomparirà dall'elenco principale dei rapporti e potrà essere letto di nuovo filtrando su proprietà > stato del rapporto > chiuso > ricerca.
  • Se sì, nella scheda Azione descrivere l'azione, assegnare qualcuno e impostare una data di scadenza. La persona assegnata riceve un link via e-mail Prova ad assegnare a te stesso.

6. Chiudere il rapporto

Il manager (proprietario del rapporto) può ora vedere la foto e sa che l'azione è efficace. Aprire il rapporto e nella scheda Panoramica:

  • Assicurarsi di annotare la causa di qualsiasi problema
  • Chiudere il rapporto nella scheda Rapporto > Panoramica 

7. Analizzare i risultati nel dashboard

La dashboard è probabilmente la schermata più importante e quella che si vuole vedere per prima quando si apre il portale web. Per renderla la schermata iniziale:

  1. Nel portale web, fare clic sulle proprie iniziali nell'angolo in alto a destra e scegliere "Impostazioni".
  2. A sinistra, scegliere "La mia homepage". Selezionare "Dashboard" dal menu a discesa e poi il pulsante "Aggiorna homepage" per salvare.

Le informazioni arrivano in tempo reale nel dashboard. Guardate i diversi cruscotti disponibili e notate come le cifre cambiano man mano che si inviano più informazioni al sistema. 

Il cruscotto è "self-service", quindi è possibile modificarlo e crearne di nuovi. Fare clic sul pulsante di modifica per visualizzare le informazioni in ogni pannello. Aggiungere un obiettivo (il vostro KPI).  

8. Invitare i colleghi

Nel portale web admin>users>invite l'utente (A) e inserite il suo indirizzo e-mail di lavoro. 

Poiché si desidera che i colleghi possano utilizzare appieno il sistema, si consiglia di assegnare loro tutti i permessi (B) e di renderli leader di tutti i team. (C) (notare che i capisquadra ricevono le notifiche via e-mail per i loro team 

9. Scegliete quali notifiche e-mail volete ricevere

Si desidera ricevere solo le notifiche importanti per l'utente. Personalizzatela nelle impostazioni.  

Fare clic sulle proprie iniziali nell'angolo in alto a destra e selezionare le impostazioni. (A)

Scegliere le notifiche dal menu di sinistra (B) e spuntare i rapporti di cui si vuole ricevere notifica

Aggiungere regole avanzate per filtrare in modo da vedere solo le cose più importanti (C). Si possono utilizzare sia le regole "e" che "o".

10 Domande di modifica nell'app

Potreste voler modificare le domande dei moduli dell'app per renderle più adatte al vostro modo di lavorare.

  1. Trova il tuo modulo

 Nella scheda "App Design" aprire "Forms" e selezionare il modulo che si desidera modificare. 

2. Trascinamento delle domande

sinistra (A), che è possibile selezionare e trascinare per rilasciare il simulatore di app colorate (B). Cambiate l'ordine delle domande utilizzando le tre linee (C).

3. Modificare la domanda

Fare clic su una domanda per aprire la schermata di modifica. Le opzioni di modifica dipendono dalla domanda. Iniziate modificando il testo della domanda (A) e poi premete Salva. 

B - è il nome del campo in cui verranno memorizzati i dati. Viene utilizzato per i filtri e nel dashboard.

C - Segnaposto - appare nella casella in cui si digita la risposta e aiuta il segnalatore fornendo un esempio della risposta attesa. Il segnalatore scriverà sopra di esso. 

D - Testo di aiuto - appare quando il segnalatore fa clic sul pulsante Info. 

Assicurarsi di salvare le modifiche. (E)

4. Visualizzazione nell'applicazione mobile

Aprire l'applicazione mobile. Fare clic sull'icona delle impostazioni nell'angolo in alto a destra (un ingranaggio per Apple, tre linee per Android). Scegliere l'opzione "Aggiorna moduli". 

Aprite il modulo mobile e vedrete le modifiche apportate. 

Nota: l'aggiornamento manuale è necessario solo quando si "gioca" con l'app e si apportano modifiche. L'aggiornamento avverrà automaticamente all'apertura dell'app. 

11. Limitazioni

Si tratta di un piccolo sistema di prova. È possibile fare qualsiasi cosa: inviare moduli, apportare modifiche, invitare colleghi. È basato su un piccolo numero di moduli, ma ce ne sono molti altri disponibili. Altre funzioni, come l'importazione massiva di utenti, non sono mostrate qui.

Questo consiglio sull'esecuzione di una prova descrive rapidamente la funzione. Per saperne di più, guardate il nostro 'Iniziare a lavorare' video.

12. Quale sarà il prossimo

Per saperne di più sul sistema o per porre domande, contattate info@proactively.io.

Aggiornato il 15 agosto 2022

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