Débuter en tant qu'administrateur - de manière proactive

Commencez en tant qu'administrateur

Qu'est-ce que Proactivement, et qu'est-ce qu'il peut faire pour moi en tant qu'administrateur ?

La proactivité consiste à améliorer la communication et à partager rapidement les informations. Vous pouvez inviter d'autres personnes dans le système pour les encourager à travailler ensemble. Il peut s'agir d'employés, d'entrepreneurs ou de fournisseurs.

Accès aux bonnes données au bon moment : Lorsque vous donnez aux gens la permission de consulter des données, cela signifie qu'ils pourront y accéder facilement en utilisant des filtres puissants pour trouver rapidement ce dont ils ont besoin.

Protégez vos données : Vous pouvez limiter ce que les gens peuvent voir en utilisant Teams. Par exemple, vous ne voulez pas que les fournisseurs voient les informations des autres... ou les vôtres !

Gardez vos informations privées : Les informations personnellement identifiables (par exemple, les noms et les adresses) peuvent être cryptées. En tant qu'administrateur, vous décidez qui peut les lire.

Remarque : vous ne verrez l'onglet Admin dans le portail Web que si vous disposez de l'autorisation Admin. Vous en avez besoin pour apporter des modifications aux équipes et aux autorisations.

Pour ajouter des personnes dans le système, vous devez avoir l'autorisation du propriétaire.

Suivez les étapes suivantes pour être rapidement opérationnel

La plupart des étapes contiennent des liens orange cliquables donnant plus de détails.

1. Invitez davantage de personnes

1. Visualisez les personnes enregistrées dans le système avec un mot de passe en ouvrant l'onglet Admin, en filtrant pour trouver la bonne personne, puis en cliquant pour lire les détails.

2. Envoyez des invitations à des personnes afin qu'ils puissent rejoindre le système et partager des informations

2. Faites-leur voir les bonnes informations

Décidez des informations auxquelles chaque personne pourra avoir accès. Pour ce faire, vous pouvez les répartir entre les équipes. Les équipes sont composées de personnes ayant des besoins similaires en matière d'information. Elles peuvent avoir le même rôle ou se trouver au même endroit.

Au sein d'une équipe, il existe différents rôles :

Membre de l'équipe - qui peut voir les formulaires de cette équipe dans son application mobile.
Chef d'équipe - qui peut voir les formulaires et recevoir des notifications

Si une personne ne fait pas partie d'une équipe, elle ne verra pas les formulaires de cette équipe et ne pourra pas accéder aux informations de l'équipe.

3. Laissez-les faire les bonnes choses

Ajouter des autorisations qui définira ce que les gens sont en mesure de faire. Les permissions sont :

Aucune autorisation - possibilité d'utiliser l'application mobile pour envoyer des rapports. Cette situation est différente de celle d'un utilisateur de code QR, car cette personne peut rejoindre des équipes spécialisées.
Visualisation et actions - possibilité de lire les rapports, d'attribuer et de suivre les actions et de voir les informations dans le tableau de bord.
Conception de l'application - possibilité d'utiliser le générateur d'applications par glisser-déposer pour modifier les questions dans les différents formulaires.
Admin - possibilité de déplacer des personnes entre les équipes et de leur donner des autorisations.
Propriétaire - possibilité d'ajouter de nouveaux utilisateurs
Affichage confidentiel - capable de lire les réponses cryptées, par exemple les noms des personnes. Les autres personnes verront ces données comme une rangée d'étoiles.
Peut visualiser les projets de formulaires - utilisés pour tester les nouveaux formulaires.

4. Ajouter des équipes pour les groupes de personnes similaires

Les équipes gardent les informations à part et confidentielles.

Regroupez en équipes les personnes ayant des caractéristiques similaires. Tous les systèmes commencent avec 2 équipes :

Utilisateurs enregistrés : pour toutes les personnes enregistrées avec un email et un mot de passe
QR code : pour les personnes qui se sont inscrites par le biais d'un QR code et qui sont anonymes.

Vous pouvez ajouter de nouvelles équipes. Elles peuvent être regroupées par :

Localisation (par exemple, ils travaillent pour la société allemande)
Rôles (par exemple, secouriste)
Entreprise (par exemple, ils travaillent pour un certain entrepreneur)

5. Mettre des gens dans les équipes

Ajouter des personnes aux équipes. Vous pouvez ajouter des personnes à une équipe de spécialistes dans l'onglet Admin > Utilisateurs. Dans l'exemple présenté ici :

John Smith ne fait partie que de l'équipe britannique. Il peut voir tous les rapports du Royaume-Uni, mais pas ceux de l'équipe suisse.
Liam Keller est seulement dans l'équipe suisse
Le directeur général, Matteo, fait partie des équipes britannique et suisse, et peut donc voir les informations suisses et britanniques.

6. Mettre les formulaires dans les équipes

Ajouter les formulaires nécessaires à l'équipe Ajoutez les formulaires que vous voulez que l'équipe utilise dans le menu Admin > Équipes. Celles-ci apparaîtront automatiquement dans l'application mobile pour le chef d'équipe et les membres. Dans l'exemple présenté ici "

Le formulaire d'incident sera utilisé par les équipes britannique et suisse.
Le formulaire d'inspection des véhicules n'est utilisé que par l'équipe britannique.
Le formulaire d'évaluation de la formation est uniquement utilisé par l'équipe suisse.

Questions :

Quelles formes peuvent voir Mary Black et Mia Webber ?
Qui peut voir le rapport sur les risques et l'évaluation des tâches ?

7. Invitez des personnes à l'aide de codes QR

Chaque entreprise dispose d'un code QR unique qui peut être utilisé pour accéder rapidement au système sans avoir à configurer un mot de passe. Cliquez ici pour savoir comment accéder à votre code QR.

Les codes QR sont parfaits pour donner aux gens un accès limité au système. Cela fonctionne bien pour les entrepreneurs qui ne seront sur votre site que pendant une courte période. Il est très rapide et facile d'accéder au système de cette manière. Comme les personnes ne sont pas connectées au système, elles apparaissent de manière anonyme en tant qu'"utilisateur de code QR".

Les données de votre entreprise sont sécurisées. Les utilisateurs de codes QR ne sont pas en mesure de lire les données stockées dans le système, ni d'enregistrer les formulaires en tant que brouillon pour les consulter plus tard.
Ils ne voient que des formulaires pour l'équipe du code QR.
Comme ils sont anonymes, cela les encourage à envoyer des informations sensibles. Les gens craignent souvent que leur contrat ne soit pas renouvelé s'ils ont des nouvelles impopulaires. Comme ils sont anonymes, ils ne peuvent pas recevoir de messages.

Essayez-le

1. Recherchez votre nom dans la liste des utilisateurs

2. Quelles sont les autorisations dont vous disposez ?

3. De quelles équipes faites-vous partie ou dirigez-vous ?

4. Quels formulaires sont attribués à chacune de ces équipes

5. Ouvrez votre application mobile. Voyez-vous les formulaires que vous attendiez ?